FONDS professionell Österreich, Ausgabe 1/2022

Haus besuche Bisher war klar: Eine Vor-Ort-Prüfungen findet im Unternehmen und nicht bei den Mitarbeitern am Küchentisch statt. Was passiert nun aber, wenn die Mitarbeiter vermehrt im Homeoffice sind? E s kam für viele Finanzmarktunterneh- men in Großbritannien wohl überra- schend, als die dortige Aufsichtsbehörde daran erinnerte, sie dürfe auch Wohnun- gen oder sonstige Räumlichkeiten bei der Vor-Ort-Prüfung betreten. Begründet hat das die Financial Conduct Authority (FCA) damit, dass sie überall, wo gearbeitet wird – eingeschlossen private Wohnungen –, prüfen darf. Dieser Umstand wirft einige Fragen auf und hinterlässt in Großbritan- nien ein Gefühl der Unsicherheit.Was sol- len Mitarbeiter machen, wenn die Behörde klingelt? Wie sollen Mitarbeiter darauf an- gemessen reagieren? Müssen sie Zutritt ge- währen? Die Covid-19-Pandemie eröffnete weltweit das Arbeiten von zu Hause und damit das Entstehen hybrider Arbeits- modelle, in denen das Homeoffice fester Bestandteil ist. Die FCA versucht diesem Umstand gerecht zu werden, indem sie auch das Homeoffice in ihre Vor-Ort-Prü- fungen einbezieht – und zwar unabhängig davon, ob gerade ein Lockdown verhängt wurde oder nicht. Überall, wo gearbeitet wird, darf sie prüfen. Das hat die FCA selbst als „Erwartung an die Unternehmen“ verlautbart. Ihre Richtlinien hat sie dabei al- lerdings nicht geändert, sondern stellt dort immer noch lediglich auf Geschäftsräume („premises“) ab, unter denen die FCA nun- mehr auch das Homeoffice versteht. Zumindest während der letzten zwei Jahre hat sich die Frage nach der Reich- weite der Prüfbefugnis der FMA nur ein- geschränkt gestellt. Die FMA in Österreich hat nämlich per Mitteilung vom 17.3.2020 die physischen Vor-Ort-Prüfungen ausge- setzt. Damit befindet sie sich in guter Ge- sellschaft – auch die Bafin in Deutschland und die FMA in Liechtenstein haben wäh- rend der Pandemie und der zahlreichen „Lockdowns“ auf eine Remote-Prüfung umgeschwenkt und den Vorgaben der EZB entsprechend die Tätigkeiten auf das Wichtigste beschränkt. Sofern etwas nicht aufgeschoben werden konnte, wurden „Vor-Ort-Prüfungen“ remote via Meeting Tools für Befragungen abgehalten. Die Un- ternehmen wurden dazu angehalten, sämt- liche Unterlagen zur Durchsicht elektro- nisch zur Verfügung zu stellen. Bereits Ende des Jahres 2021 hat die FMA allerdings verkündet, die Vor-Ort- Prüfungen regulär wieder aufzunehmen. Geblieben aus der Pandemie ist aber das Homeoffice, womit sich in Zukunft ver- mehrt die Frage stellen wird, wie die FMA damit umgehen wird. Situation in Österreich Besuche bei den beaufsichtigten Unter- nehmen sind regelmäßig Teil der Aufsichts- mittel der FMA und werden jährlich ge- mäß den Aufsichtsschwerpunkten geplant. So kann der Schwerpunkt im Verbraucher- schutz, auf neuen Geschäftsmodellen oder auch auf Nachhaltigkeit und Digitalisie- rung liegen. Je nach gesetztem Schwer- punkt wird der Prüfplan für das entspre- chende Jahr aufgesetzt und die Vor-Ort- Prüfung bei dem jeweiligen Unternehmen samt Prüfumfang angekündigt. Die FMA kann bei ihrer Prüfung in alle Dokumente und Unterlagen Einsicht neh- men. Zusätzlich kann sie Mitarbeiter und die Geschäftsleitung befragen. Ihr ist der Zugriff auf Unterlagen und der Zutritt zu Vor-Ort-Prüfungen sind ein beliebtes Instrument der FMA, sie finden in den Geschäftsräumen eines Rechtsträgers statt. Nun stellt sich die Frage, ob auch in der Privatwohnung der Mitarbeiter geprüft werden darf. STEUER & RECHT FMA-Prüfung 260 fondsprofessionell.at 1/2022 FOTO: © FRANZ12 | STOCK.ADOBE.COM