Guter oder schlechter Headhunter? Die wichtigsten Erkennungsmerkmale

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1. unseriöses Merkmal: Er/Sie versteht Ihren Bedarf nicht und bemüht sich auch nicht darum
Trifft der Personalberater den Kunden nicht einmal persönlich, sondern kommuniziert hauptsächlich per E-Mail und über Kurztelefonate, entsteht kein belastbares Vertrauen zwischen den beiden Seiten. Dieses Vertrauen ist aber grundlegend für eine erfolgreiche Zusammenarbeit. Lässt sich Ihr Personalberater zum Beispiel nur eine Online-Anzeige schicken und "löchert" Sie nicht mit zahlreichen Zusatzfragen? Dann können Sie sich sicher sein, dass er ein unzureichendes Verständnis von den Anforderungen Ihrer Personalsuche hat, weil er über eine Vielzahl von relevanten Hintergrundinformationen nicht verfügt. So lässt sich nur sehr schwer der Idealkandidat finden.

2. unseriöses Merkmal: Er/Sie kennt den Kandidaten(markt) nicht
Schwierig wird es, wenn Ihr Personalberater Profil-/Branchen-Spezifika, die Sie als Standard voraussetzen, nicht versteht. Ein Personalberater sollte seine Kandidaten (persönlich) kennen, um ein bestmögliches Matching zu erzielen. Fragen Sie, wie sein Auswahlprozess abläuft – Telefon versus Treffen, einstufig versus mehrstufig. Trifft er zum Beispiel nicht einmal die Shortlist-Kandidaten persönlich, sondern wickelt alles am Telefon ab und erstellt Profile nicht ganzheitlich mit einer Mischung aus harten und weichen Faktoren, ist Vorsicht geboten. Die Wahrscheinlichkeit, dass der Recruiting-Prozess (zu) wenig Substanz hat, ist dann leider sehr hoch.

3. unseriöses Merkmal: Er/Sie ist nicht spezialisiert, sondern hat einen Bauchladen
Haben Sie das Gefühl, dass Ihr Personalberater eigentlich ganz andere Schwerpunkte und Stärken hat? Ein unseriöser Personalberater hat in den allermeisten Fällen kein Spezialgebiet, in dem er Experte ist. Fragen Sie ganz gezielt in welchen Vertragsarten er tätig ist, in welchen Hierarchiestufen und Gehaltsbändern er seinen Schwerpunkt hat. Je spitzer sein Profil, desto besser kennt er sich in der Regel in seinem Zielmarkt aus und kann Sie hier optimal beraten. Wenn er hingegen die Vertragsarten (Zeitarbeit, Festanstellung, Freiberufler, Werkstudenten, Werkverträge) und Gehaltsbänder von 30.000 bis 300.000 Euro vermittelt, arbeitet er in Wahrheit überall und nirgendwo.

4. unseriöses Merkmal: Er/Sie ist unerfahren
Als unerfahren gilt ein Personalberater, wenn er weniger als drei Jahre im Beruf ist. Dann hat er noch keine Zeit gehabt, ausreichend Erfahrung und Referenzen zu sammeln, Kontakte zu knüpfen oder Marktkenntnisse zu erlangen. Ohne Referenzen mangelt es an Kredibilität. Fragen Sie daher speziell jüngere Berater oder solche mit wenig Erfahrung im Beruf nach der Struktur, in der sie arbeiten. Begleitet ihn ein erfahrener Kollege einen Neuling oder ist er in ein Team eingebunden, erhalten Sie zumeist besser passende Kandidaten für Ihre Vakanz.

5. unseriöses Merkmal: Er/Sie arbeitet nicht exklusiv
Ist ein Personalberater nicht exklusiv mit Ihrer Suche beauftragt, sondern einer von mehreren Dienstleistern, ist der Anreiz, für Sie den idealen Kandidaten zu finden, natürlich geringer. Besonders bei Suchen, die über einen längeren Zeitraum laufen. Aufgrund der Unsicherheit, ob sein Kandidat Ihr Kandidat wird und er damit im erfolgsbasierten Modell auch Geld verdient, wird man Ihnen zumeist Pool-Kandidaten vorstellen. Mit diesen ist das "schnelle Geld" zu machen. Möchten Sie aber eine größere Auswahl individuell vorselektierter Kandidaten kennenlernen, ist es unter Umständen sinnvoll, einen Partner auszuwählen. So wird Ihre Suche nie halbherzig und als "Nebenher-Projekt" mitgemacht, sondern von Anfang an mit der nötigen Sorgfalt betreut.

6. unseriöses Merkmal: Er/Sie arbeitet ausschließlich oder überwiegend erfolgsbasiert
Dass ein Personalberater nur im Erfolgsfall Geld verdient, ist bekannt, aber die gängigen beiden Honorarmodelle (erfolgsbasiert/contingency oder mit Anzahlung/Retainer) führen zu unterschiedlichen Verhaltensweisen. Unseriöse Personalberater arbeiten leider häufig nach dem Prinzip "Masse statt Klasse" und sind vermehrt im erfolgsbasierten Modell zu finden. Sie stellen ihre "Pool-Kandidaten" bei möglichst vielen Kunden vor, damit die Wahrscheinlichkeit eines "Treffers" signifikant erhöht wird. Diese sehr vertriebliche Form führt dazu, dass kostbare Zeit fehlt, um auf Auftraggeberseite ein besseres Verständnis für den Suchauftrag zu entwickeln.

7. unseriöses Merkmal: Er/Sie nutzt primär seine/ihre Pool-Kandidaten und anonymisierte Stellenanzeigen
Ein guter Personalberater schaut auch jenseits von Linkedin, Xing & Co. nach passiv suchenden Kandidaten. Ein unseriöser Personalberater nutzt hingegen primär seine Pool-Kandidaten und anonymisierte Stellenanzeigen. Er nutzt nicht die gesamte Bandbreite aus, um potenzielle Kandidaten zu finden, sondern gibt sich mit denen zufrieden, die von sich aus nach einem neuen Job suchen. Laut einer Studie des Xenagos-Geschäftsführers Christopher Funk suchen lediglich 17 Prozent der von ihm befragten Kandidaten aktiv nach einem neuen Job. Die restlichen 83 Prozent sind nicht aktiv auf der Suche, jedoch nicht abgeneigt, einen neuen Job anzutreten. Personalberater. Wer nicht die alle Recherche-Möglichkeiten nutzt, findet also nur diejenigen, die Sie vermutlich auch selbst auf den üblichen Plattformen finden könnten. Dadurch aktiviert er weniger die passiv Suchenden, welche die verborgenen Schätze der meisten Kandidatenmärkte ausmachen.

8. unseriöses Merkmal: Er/Sie akquiriert seine/ihre Mandate über das Telefon oder erhält Anfragen per E-Mail
Fragen Sie gezielt nach, wie ein Personalberater seine Mandate gewinnt. Personalberater, die viel "Cold Calling" und "Profilvertrieb" betreiben, sind meist weniger an langfristigen und tiefgehenden Geschäftsbeziehungen interessiert. Ihnen geht es eher um den nächsten (schnellen) Abschluss. Achten Sie stattdessen darauf, jemanden auszuwählen, der eine hohe Empfehlungsrate hat oder Sie gezielt mit einem realen, für Sie passenden Profil anspricht. In diesem Fall ist die Offenheit für erfolgsbasiert angebotene Profile auch empfehlenswert, denn der Berater kennt Sie vielleicht noch nicht und hat dennoch ein sehr gut matchendes Profil für Sie im Gepäck.

9. unseriöses Merkmal: Er/Sie sieht und hinterfragt nicht die Herausforderungen Ihres Suchmandats
Seien Sie kritisch, wenn Ihr Personalberater stark mit Superlativen um sich wirft, zu allem "Ja" und "Amen" sagt und selbst keinerlei "kritische Punkte" (z.B. schlechte Presse, Kununu-Bewertungen, Abwärtstrends in Ihrer Branche, häufige Wechsel in Ihrem Zielbereich o.ä.) anspricht. Gute Kandidaten machen ihre Hausaufgaben und werden Sie früher oder später damit konfrontieren. Trauen Sie ihm zu, dass er Sie diesbezüglich dann optimal vertritt?
Achten Sie darauf, dass Sie mit Ihren Anforderungen ebenso wenig in eine Form gepresst werden wie die Profile, die Sie erhalten. Gute Recruiting-Prozesse leben von der Beratungsqualität und diese ist in hohem Maße von der Einwandbehandlungskompetenz Ihres Beraters abhängig. Wie Sie sehen, gibt es eine Vielzahl von Merkmalen, auf die man achten sollte, um nicht auf einen unseriösen Personalberater hereinzufallen.

1. seriöses Merkmal: Er/Sie kennt seinen/ihren Kunden genau
Seriöse Personalberater haben ihren Kunden vorher persönlich kennengelernt und sämtliche Fragen stellen können. Nur so haben sie den benötigten Blick "hinter die Kulissen" und wissen, worauf es dem Kunden bei der Personalsuche ankommt. Bei weiteren Rückfragen steht sowohl der Kunde als auch der Personalberater jederzeit zur Verfügung, um so eine naht- und reibungslose Abstimmung für alle Parteien zu gewährleisten. Die Partner treten sich auf Augenhöhe gegenüber

2. seriöses Merkmal: Er/Sie kennt seinen/ihren Kandidaten(markt)
Der Personalberater ist schon mehrere Jahre auf dem Markt und kennt die Tücken seines Kandidatenmarkts. Mindestens Shortlist-Kandidaten trifft er persönlich und zeigt Ihnen transparent auf, wo der Kandidat zu Ihrem Bedarf passt – und wo nicht. Nach einem generischen Interview erfolgt im Regelfall ein detailliertes Briefing, in der die zu besetzende Rolle vorgestellt und diskutiert wird. Traut er die Vakanz dem Kandidaten zu? Wenn ja, warum? Er ist differenziert, abgeklärt und hat einen fairen Abgleich des Kandidatenprofils mit Ihrem Suchprofil vorgenommen. Ein gutes Bauchgefühl ist dabei nur einer von vielen Parametern, die am Ende stimmig sein sollten. Sie erhalten nicht nur aussagekräftige Bewerbungsunterlagen, sondern vor allem auch persönliche Eindrücke auf der Tonspur.

3. seriöses Merkmal: Er/Sie ist spezialisiert
Hierbei gilt das Motto "Schuster bleib bei deinen Leisten." Ein guter Personalberater ist spezialisiert. Es kann eine Funktion sein, eine Branche, ein bestimmtes Themenfeld, eine Region oder ähnliches. Es gilt der Grundsatz "Je spitzer das Profil in seiner Spezialisierung, desto größer die zu erwartende Kompetenz" des Personalberaters. Der seriöse Personalberater lehnt Mandate ab, die er nicht versteht, an die er nicht glaubt oder die er woanders besser aufgehoben sieht.

4. seriöses Merkmal: Er/Sie hat einen "Track Record" mit einschlägiger Berufserfahrung
Von einem erfahrenen Personalberater spricht man dann, wenn er mindestens drei bis fünf Jahre und mehr im Personalberatungsmarkt tätig war. Häufig war derjenige zuvor schon selbst in einer (gehobenen) Experten- oder Führungsposition und mit Personalauswahl-Prozessen betraut, sodass er bereits mehrere hundert, wenn nicht sogar Tausende von Interviews geführt hat. Nur so hat er die nötige Erfahrung, die relevanten Kontakte und die entsprechenden Referenzen.

5. seriöses Merkmal: Er/Sie arbeitet exklusiv mandatiert
Er arbeitet exklusiv und nicht als "einer von vielen" für einen ausgewählten Suchprozess. Das heißt, er wurde explizit und exklusiv mittels vertraglicher Übereinkunft (sogenannter Vermittlungsvereinbarung oder Suchauftrag) mandatiert. So können Sie sich sicher sein, dass er sich die größte Mühe gibt, den idealen Kandidaten für Sie zu finden.

6. seriöses Merkmal: Er/Sie arbeitet primär mittels Anzahlung
Kunden, die ein finanzielles Vorab-Commitment gezeigt haben, tun dies mit dem Selbstverständnis, dass sie mit diesem einen Personalberater ihre Position besetzen wollen. Erfolgsbasierte Vermittlungen kommen nur dann vor, wenn der Personalberater ein Top-Profil, von dem er uneingeschränkt überzeugt ist, auch ohne Suchauftrag seinem Mandantenkreis weiterempfiehlt. Hierbei wird nicht nach dem Gießkannenprinzip gearbeitet, sondern sehr selektiv und passgenau.

7. seriöses Merkmal: Er/Sie nutzt primär die Methoden der Direktansprache
Ein seriöser Personalberater finden auch lediglich latent suchende Kandidaten und beherrschen die gezielte Aktivierung dieser "passiven Kandidaten". Er schreibt nicht 20 Leute mittels einer Massen-Nachricht an, sondern geht individuell und auf die Person angepasst vor. So findet und aktiviert der seriöse Personalberater Kandidaten, die manchen Personalabteilungsmitarbeitern oder schlechten Personalberatern verborgen bleiben, weil diese auf deren Ansprache gar nicht erst reagieren.

8. seriöses Merkmal: Er/Sie akquiriert über sein/ihr Netzwerk oder wird weiterempfohlen
Telefon-Kaltakquise macht bei ihm unter zehn Prozent seines Tagesgeschäfts aus. Die Kunden kommen zum größten Teil von selbst, wenn sie ein schwieriges Recruiting-Thema haben, das sie nicht selbst lösen können oder wollen. Er kann Ihnen außerdem eine Reihe von Referenzgebern benennen und/oder auf hohe Weiterempfehlungsraten an unabhängiger Stelle verweisen. Er gehört entsprechenden Fachverbänden seines Berufstands, etwa dem Bundesverband Deutscher Unternehmensberater (BDU) an und lässt sich von externen Organisationen wie dieser für nachgewiesene Qualität zertifizieren.

9. seriöses Merkmal: Er/Sie ist ein/e aufgeschlossener Sparringspartner/in
"Guter Rat ist teuer" – dieser Satz gilt auch für die Welt der Personalberatung, weil Beratung immer zeitaufwändiger ist als reines Verkaufen. Ein seriöser Profi stellt viele Fragen, hört gut zu, und berät erst dann seine Kunden und Kandidaten auf Augenhöhe. Meist erhalten vage Suchanforderungen erst im kritischen Diskurs den finalen Feinschliff, der über Machbarkeit und Erfolgsaussichten Ihrer Suche entscheidet. Ein seriöser Personalberater beleuchtet neutral die Vor- und Nachteile und spiegelt Ihnen die Chancen und Risiken ehrlich wider. Er moderiert geschickt Ihren Recruiting-Prozess und sorgt dafür, dass alle Parteien in einem angemessenen Zeitrahmen in diskretem Raum miteinander entscheidungsfähig werden, den nächsten Schritt gemeinsam zu gehen.