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Nach 15 Jahren Erfahrung im Backoffice machte sich Doris Eibner nun selbstständig, um Wertpapierdienstleister in Abwicklungsfragen zu beraten.
Ein großes Problem jedes Wertpapierdienstleistungsunternehmens ist die fehlerfreie, effiziente Abwicklung der Kundentransaktionen, trotz aufwändiger EDV-Systeme ist in diesem Bereich auch im Jahr 2002 noch sehr viel „Handarbeit“ vonnöten. Berater für den Aufbau bzw. Betrieb solcher Abwicklungsabteilungen gab es dabei bisher aber keine. Das ist nun anders, Doris Eibner, seit Mitte der 80er Jahre in unterschiedlichen Funktionen in Banken und Finanzdienstleistungsunternehmen mit dem Problem konfrontiert, gründete das erste Consultingunternehmen, das ausschließlich Beratung und Schulung im Zusammenhang mit der Abwicklung von Wertpapiergeschäften, vor allem von Investmentfondskäufen und -verkäufen, anbietet.
Wie sind Sie auf die Idee gekommen, ein Beratungsunternehmen zu gründen, das sich auf die Beratung in Abwicklungsfragen bei Investmentfondsgeschäften konzentriert?
Die Idee entstand, als ich für meinen früheren Arbeitgeber tipas in Kundengesprächen bei Anwendern der Abwicklungssoftware „tambas“ feststellen musste, dass eine Vielzahl von Unternehmen immer wieder dieselben Probleme hat und lösen muss.
Welche Probleme sind das?
Die wichtigste Funktion ist bei jedem Beratungs- und Vertriebsunternehmen die Ermittlung der Provisionen. Das muss auf Knopfdruck fehlerfrei funktionieren. Abschlussprovisionen müssen dabei genauso kalkuliert und ermittelt werden wie die Bestandspflegevergütungen. Fast ebenso wichtig ist die reibungslose, schnelle Abwicklung der Anträge.
Das ist doch eigentlich die Aufgabe der Software, wozu benötigt man dabei einen Berater?
Theoretisch haben Sie Recht, aber in der Praxis sieht die Sache etwas anders aus. Allein schon die gewählte Software ist ein wichtiger Faktor. Ich bin für meinen früheren Arbeitgeber Skandia Invest durch ganz Europa gereist und habe mir unterschiedlichste Systeme angesehen, da gibt es schon einmal gravierende Unterschiede. Wir haben uns damals für tambas entschieden, weil das Programm das leistungsfähigste Produkt war. Ich kann aber Unternehmen schon bei der Auswahl der Programme, die sie benötigen, beraten – grundsätzlich nützt kaum eine Gesellschaft mehr als 20 bis 30 Prozent der Leistungsfähigkeit einer Software. Wenn man sich entschieden hat, dann müssen auch noch die Mitarbeiter geschult werden.
Bietet das nicht in der Regel der jeweilige Softwareanbieter kostenlos an?
Sofern es die Bedienung des Programms betrifft, stimmt das oft, allerdings liegen die Probleme in der Praxis ganz woanders.
Wo?
Das sind einmal die allgemeinen Abläufe in der Abwicklung. Es ist zur Vermeidung teurer Fehler extrem wichtig, dass eine Prozedur entwickelt wird, in der alles zum richtigen Zeitpunkt geschieht und möglichst auch dokumentiert wird. Das zweite Thema ist die Behandlung von Sonderfällen. Hier passieren die meisten Fehler.
Was sind Sonderfälle?
Der Idealfall sieht so aus, dass der Vermittler alle Dokumente, Formulare und sonstigen Papiere, die für den Geschäftsfall notwendig sind, fehlerfrei und vollständig ausgefüllt und mit allen Unterschriften versehen einreicht und diese in die Systeme eingegeben werden. Im täglichen Geschäft ist davon nicht die Rede. Natürlich fehlen oft Unterlagen bzw. sind falsch oder missverständlich ausgefüllt.
Können Sie dafür Beispiele geben?
Der wohl häufigste Fall sind falsche Wertpapierkennnummern bei Fondskäufen. Ein weiteres Problem sind die unterschiedlichen Anforderungen der Fondsgesellschaften, so verlangen etwa Schweizer KAGs eine Kopie des Reisepasses. Daneben gibt es dann auch noch kompliziertere Fälle, wie etwa Berater A wechselt von Pool A zu Pool B.
Wie können Sie in solchen Fällen helfen?
Es geht darum, möglichst alle eintretenden Problemfälle vorherzusehen und für jeden Fall eine Prozedur festzulegen, mit der die zuständigen Mitarbeiter das Problem lösen müssen. In sehr vielen Unternehmen löst Mitarbeiter A das Problem, indem er den Berater anruft, und Mitarbeiter B, indem er den Kunden anruft, und Mitarbeiter C schickt einfach alle Papiere zurück. Optimalerweise wird der gesamte Transaktionsablauf exakt festgelegt, also Antrag kommt rein, wird nach einem festgelegten Schema geprüft und nur bei 100-prozentiger Vollständigkeit weitergegeben. Auch für den vergleichsweise selten eintretenden Fall eines Beraterwechsels, für den es in vielen Häusern gar kein Reglement gibt, kann man Abläufe festlegen, die sicherstellen, dass die Provisionen weiterhin richtig verteilt werden.
Die meisten Unternehmen müssten das eigentlich schon heute tun?
Das ist auch so, allerdings kann man sich die Abläufe ansehen, analysieren, was genau passiert, und in vielen Fällen durchaus noch optimieren, was dann mittelfristig die Fehlerquote und die Kosten senkt. Was man nicht übersehen sollte, ist der Umstand, dass Abwicklungskräfte häufig nur sehr geringe bzw. gar keine Wertpapierkenntnisse aufweisen, nicht zuletzt deshalb, weil die Branche immer noch rasch wächst und entsprechend ausgebildete Kräfte praktisch nur im Bankenbereich verfügbar sind. Indem man diesen Mitarbeitern in einer Schulung Grundkenntnisse vermittelt, kommt man schon einen großen Schritt weiter, denn plötzlich verstehen sie, welche Geschäfte hinter dem Papierkram stecken, den sie abzuwickeln haben.
Was kostet die Beratung durch Sie?
Ich verrechne einen Stundensatz.
Wir danken für das Gespräch. |
